Combien d’espace prennent vos enregistrements ?

Un appel enregistré est un flux d’échantillons : sa taille est donc une arithmétique. Durée en secondes, fois débit en bits par seconde, divisé par huit, plus un petit en-tête de fichier. Un appel de quatre minutes stocké en WAV ordinaire 16 bits à 8 kHz fait 3,84 mégaoctets. Cette partie-là prend dix secondes à calculer et personne ne la rate.

Ce que l’on rate, c’est tout ce qui l’entoure. Dans quel format le fichier est réellement stocké, si les deux côtés de la conversation sont conservés séparément, combien d’exemplaires existent, et surtout combien de temps la pile entière est gardée avant que quoi que ce soit ne soit supprimé. Ce dernier point déplace la réponse plus que le codec, et de loin.

Le débit stocké est la seule propriété de l’audio qui compte. Tout le reste est une multiplication.

Ces deux dernières lignes sont un piège, et il vaut la peine de le nommer. Le format dans lequel un enregistrement est stocké n’est souvent pas le codec par lequel l’appel a voyagé. Un appel transporté en G.729 à 8 kbit/s est couramment écrit sur disque en PCM 16 bits non compressé, et il occupe alors seize fois ce que le chiffre réseau laissait croire. Pour dimensionner un disque, le chiffre qu’il vous faut est le débit du fichier qui y atterrit, et vous l’obtenez en divisant la taille d’un vrai enregistrement par sa durée.

Tant qu’on est dans le tableau de bande passante de Cisco, une autre chose pour laquelle cette page est souvent mal lue : elle ajoute 40 octets d’en-têtes IP, UDP et RTP à chaque paquet. C’est une surcharge réseau. Elle n’atteint jamais un disque et n’a rien à faire dans un calcul de stockage.

Enregistrer chaque côté de la conversation sur son propre canal en vaut la peine. C’est ce qui permet d’entendre qui a coupé la parole à qui, et ce qui rend un enregistrement utile à autre chose qu’à confirmer une adresse.

C’est aussi, précisément, le double du fichier. Un deuxième canal est un deuxième flux d’échantillons écrit dans le même conteneur. L’appel n’en dure pas une seconde de plus.

Cela compte plus qu’il n’y paraît, parce que l’effet tombe différemment selon la facture. Chez un fournisseur qui facture la minute enregistrée conservée, l’enregistrement à deux canaux ne coûte rien de plus : une minute reste une minute. Chez un fournisseur qui facture le gigaoctet, il coûte exactement le double. Même décision, même enregistrement, deux réponses complètement différentes selon ce que compte votre fournisseur.

Voici la partie qui surprend les gens dans le sens le moins cher.

Si votre durée de conservation est réellement appliquée, le plus ancien enregistrement est supprimé à mesure qu’un nouveau arrive. Le stockage grimpe donc pendant que la fenêtre se remplit, puis reste plat pour toujours. Le palier est le chiffre sur lequel acheter, pas le total qui s’accumule.

Prenons une petite entreprise qui enregistre 120 appels de quatre minutes sur chacun des 21 jours ouvrables du mois, en WAV ordinaire à 128 kbit/s, un canal :

120 appels x 240 s x 16 000 octets/s = 460,8 Mo par jour d’enregistrement 460,8 Mo x 21 jours = 9,68 Go par mois

Multipliez ce mois par douze et vous obtenez 116 Go, le chiffre que la plupart des gens écrivent. Avec une fenêtre de conservation de 90 jours, le vrai chiffre est de 29 Go, et il s’arrête là. Avec une fenêtre de 30 jours, il est de 9,7 Go. L’extrapolation naïve ne devient juste que si vous conservez tout plus d’un an.

Deux multiplicateurs se posent par-dessus le palier et s’oublient facilement. Les exemplaires : une sauvegarde est facturée comme l’original sur n’importe quel tarif au gigaoctet, donc deux exemplaires font deux fois la facture. La marge : ce que vous ajoutez au-dessus de l’estimation, parce qu’un vrai mois n’est jamais le mois moyen.

C’est l’autre endroit où un budget d’enregistrement dérape, et c’est une erreur de lecture plutôt que de calcul.

Réaliser un enregistrement se facture souvent une fois, par minute enregistrée. Le conserver se facture de nouveau, par mois, aussi longtemps que vous le gardez, et selon le fournisseur ce second frais porte soit sur la minute enregistrée conservée, soit sur le gigaoctet conservé. Ce sont des quantités différentes. Un tarif à la minute et par mois se moque du format choisi et du nombre de canaux conservés ; un tarif au gigaoctet ne se soucie de rien d’autre.

Ce ne sont pas non plus des concurrents. Le stockage objet garde les octets que vous y déposez. La fonction d’enregistrement d’une plateforme vocale crée l’enregistrement, le conserve, le restitue et facture la minute pour tout cela. Mettre les deux tarifs côte à côte et choisir le plus petit revient à comparer un seau et un service, et la comparaison n’apprend rien. Lisez la ligne qui correspond à votre facture, chiffrez la décision que vous prenez vraiment, et laissez l’autre ligne tranquille.

Combien de temps conserver les enregistrements est la donnée qui déplace le plus la réponse, et c’est la seule qu’aucun calculateur ne peut fournir.

Les durées de conservation viennent des lois sur la vie privée, de règles sectorielles, des contrats que vous avez signés et parfois de la demande précise d’un client précis. Elles diffèrent selon le pays, le secteur et l’époque. Les règles de la santé, de la finance et du secteur public de diverses juridictions pointent dans des directions différentes, et plusieurs de celles que l’on cite avec le plus d’assurance ne prescrivent en fait aucune durée pour les enregistrements d’appels. Quiconque vous propose un préréglage portant le nom d’une loi devine à votre place.

Ce que l’arithmétique peut vous dire, c’est la conséquence, et elle est nette : le stockage est linéaire en fonction de la conservation. Doublez la fenêtre, doublez le disque, doublez la ligne mensuelle sur l’une comme sur l’autre base de facturation. Si une décision de conservation se discute au coût, c’est ce chiffre qu’il lui faut. Ce qu’il faut annoncer à un appelant avant que l’enregistrement commence, et qui peut l’écouter ensuite, est une question distincte, traitée dans ce que la loi exige avant d’enregistrer un appel.

Le calculateur de stockage des enregistrements fait tout ce qui précède dans votre navigateur. Indiquez votre volume d’appels, le format, le nombre de canaux, votre durée de conservation et votre propre tarif de stockage : il renvoie la taille au palier, la courbe de remplissage pour y arriver, ce que coûterait une autre fenêtre, et les deux bases de facturation tenues séparées. Chaque débit et chaque prix de la page est cité à la page dont il vient, avec sa date de lecture, et votre tarif est la donnée d’entrée, donc la réponse reste juste quand un fournisseur change un prix.

Rien de ce que vous saisissez n’est envoyé nulle part et aucun enregistrement n’est lu : il n’y a ni téléversement ni point de terminaison derrière cette page.

Une fois le chiffre connu, les réglages qui décident de la part que vous en remplissez sont ceux du système téléphonique lui-même : si l’enregistrement est activé pour tout le monde ou laissé au choix de la personne qui répond, si les deux côtés sont conservés séparément, et ce qui arrive quand une fenêtre expire. Et si vous chiffrez l’ensemble plutôt que le seul disque, ce que coûte un poste est l’autre moitié du calcul.