Le coût réel d’un système téléphonique

Additionnez quatre choses, puis lisez le contrat. Les frais récurrents, les frais uniques, les taxes, et la durée de l’engagement, qui décide de ce que vous devrez payer même si vous partez. La plupart des soumissions répondent à la première et restent vagues sur le reste.

Deux fournisseurs vous soumissionnent. L’un demande vingt-quatre dollars par poste, l’autre trente-deux. Le second coûte moins cher sur trois ans. Cet article explique pourquoi cela arrive assez souvent pour être le cas normal plutôt qu’un piège, et quoi écrire pour le voir avant de signer plutôt qu’après.

Récurrent, chaque mois ou chaque année :

• Les licences par poste, à un tarif qui peut changer à un palier que vous franchirez peut-être.
• Les numéros. Chaque numéro publié, chaque ligne directe, et la ligne de télécopie ou d’alarme encore branchée dans l’arrière-boutique.
• Les appels au-delà de ce qui est compris, au tarif hors allocation, l’interurbain, les entrants sans frais et les appels vers cellulaires étant souvent facturés à part.
• Les options payantes : enregistrement, stockage au-delà de la conservation, intégrations, statistiques, appels simultanés additionnels. Chacune facturée par poste, par numéro ou par entreprise, et cela change tout.

Unique, généralement le premier mois :

• Téléphones de bureau, casques, adaptateurs, et tout travail réseau exigeant la visite d’un technicien.
• Installation, démarrage, services professionnels et formation.
• Le transfert des numéros.
• Le coût de quitter votre fournisseur actuel avant terme. Il ne figure sur aucune des deux nouvelles soumissions et appartient quand même à la comparaison.

Les taxes, qui sont soit en sus de ces prix, soit déjà dedans, et ce ne sont pas les mêmes soumissions.

Et l’engagement, qui est le multiplicateur de tout ce qui précède.

Huit postes, trois ans, taxes au taux combiné du Québec. La soumission A demande vingt-quatre dollars par poste, deux numéros à trois dollars, un peu d’appels hors allocation, cent quatre-vingts dollars par téléphone et deux mille cinq cents pour la migration. La soumission B demande trente-deux dollars par poste, des numéros et des appels un peu plus chers, aucun matériel et aucuns frais de migration.

Les licences de A sont vingt-cinq pour cent moins chères. A coûte environ mille sept cents dollars de plus.

Le tarif par poste est le chiffre que tout le monde négocie parce que c’est celui de la page couverture. C’est aussi, dans cet exemple, un peu plus de la moitié de ce qui sort du compte. Le reste, c’est du matériel dont vous n’avez peut-être pas besoin, des frais de migration qui sont ponctuels et négociables, et les taxes, que personne ne négocie mais qui pèsent sur le total.

Rien de tout cela ne fait de A une mauvaise soumission. Cela fait du tarif par poste un mauvais résumé.

Un poste est une chose qu’on achète. Une personne est une personne, et les deux comptes ne coïncident presque jamais.

Deux employés à temps partiel qui couvrent le même bureau des jours différents font un poste si le fournisseur permet de partager une licence, et deux sinon. Un téléphone de comptoir que n’importe qui peut décrocher en passant est un poste qui n’appartient à personne. La personne à la comptabilité qui n’a jamais pris la ligne principale est une personne et pas un poste. Dans une équipe de douze, le compte honnête est souvent de neuf licences, et parfois de quatorze une fois comptés le téléphone de la réception, celui de l’atelier et celui du camion.

Cela vaut une question explicite, par écrit, à chaque fournisseur, parce que les réponses diffèrent vraiment et que l’écart se compose sur trois ans. Demandez : une licence peut-elle servir à plus d’une personne, et que se passe-t-il exactement si deux d’entre elles sont connectées en même temps ?

Un engagement annuel achète un tarif plus bas en échange du droit d’arrêter. Le diviser par douze donne un nombre qui ne décrit ni l’une ni l’autre des offres : il est plus bas que le prix mensuel, donc il a l’air d’un gain, et ce n’est pas quelque chose que vous pourriez cesser de payer le mois prochain, donc il n’est pas comparable à un prix mensuel.

Comparez annuel contre annuel, et mensuel contre mensuel. Quand il vous faut malgré tout un chiffre par mois pour un budget, présentez-le comme une moyenne sur la durée. Posez ensuite les deux questions qu’on oublie : quel devient le tarif au renouvellement, et combien coûte un départ anticipé.

Il y a aussi le calcul que personne ne fait. Un contrat de deux ans comparé sur une fenêtre de trois ans, ce n’est pas les deux tiers d’un second terme, c’est un second terme entier, parce qu’on n’achète pas douze mois d’un contrat de vingt-quatre. Comparer trois ans de cette soumission à trois ans d’une soumission mensuelle revient à comparer quatre années d’engagement à trois.

C’est celle qui surprend, et elle est documentée plutôt que folklorique. La documentation de Zoom sur l’achat et l’attribution des licences Zoom Phone, en anglais, établit qu’une réduction de licences prend effet à la fin de la période d’abonnement plutôt qu’immédiatement, alors qu’une licence ajoutée est disponible et facturable sur-le-champ.

Lisez cette asymétrie sur une vraie année. Quelqu’un part en mars et sa licence est facturée jusqu’en décembre. Deux personnes entrent en avril et sont facturées dès avril. Dans une entreprise dont l’effectif suit les saisons, c’est un coût structurel qui n’apparaît jamais dans le tarif négocié, et il est parfaitement invisible dans une comparaison qui suppose que les postes descendent aussi facilement qu’ils montent.

Chaque fournisseur traite cela différemment, et la plupart vous le diront si vous demandez. Demandez.

La façon la plus courante de rater une comparaison téléphonique n’a rien à voir avec l’arithmétique. Une soumission détaille le transfert des numéros à quatre cents dollars. L’autre n’en parle pas. Dans un tableur, la seconde est quatre cents dollars moins chère, parce qu’une cellule vide n’ajoute rien.

Une ligne non chiffrée n’est pas une ligne gratuite. C’est une inconnue, et elle devrait rester visiblement inconnue jusqu’à ce que quelqu’un produise un chiffre, sans quoi la soumission la plus vague l’emporte exactement du montant que personne n’a vérifié. Même chose pour des taxes annoncées sans taux, pour « évaluation du réseau, si requise », et pour tout ce qui est décrit comme « sous réserve d’une visite ».

Tenez une liste à côté des totaux. Demandez un chiffre pour chaque élément. Certains reviendront à zéro, et c’est une très bonne réponse une fois que quelqu’un l’a dite.

Le comparateur de coûts de téléphonie fait le calcul ci-dessus dans votre navigateur. Entrez deux ou trois soumissions ligne par ligne, choisissez la période, réglez l’engagement et le traitement des taxes de chacune, et il rapporte le récurrent, l’unique, les taxes, le total et les éléments que personne n’a encore chiffrés comme quatre choses distinctes. Laissez un prix vide et il reste vide jusqu’au total.

Il ne contient aucun prix de fournisseur, délibérément. Un outil de comparaison livré avec les grilles tarifaires d’autres entreprises fait une affirmation sur leurs produits, datée du jour où quelqu’un a regardé, et les prix bougent sans que rien ne casse. Le seul prix qu’il connaît est le nôtre, qui entre comme une colonne ordinaire modifiable ou retirable, et qui perd contre une soumission moins chère comme n’importe quelle autre.

Si l’usage est la partie dont vous êtes le moins sûr, les minutes et où elles passent vraiment en est l’autre moitié, et ce qui décide vraiment du nombre de licences, c’est qui est censé répondre au téléphone.

Ensuite, négociez le total, pas le tarif par poste.