Quand un employé quitte : lui retirer l'accès au système téléphonique le jour même

L'après-midi où quelqu'un quitte, une seule action devrait le déconnecter partout, cesser de lui offrir des appels, libérer son poste et garder son historique d'appels pour vous. Elle devrait être réversible si vous vous êtes trompé, et il devrait être impossible de vous enfermer dehors en la faisant.

Dans une entreprise de huit personnes, celle qui part est souvent celle qui répondait le plus au téléphone. Sa dernière journée est une passation : les dossiers clients, les clés, les soumissions à moitié faites. L'accès au téléphone, lui, se fait dire « on réglera ça plus tard ».

Avec un téléphone sur le mur, « plus tard » ne coûtait rien : l'appareil restait sur le bureau. Avec le téléphone sur l'ordinateur, l'identifiant, c'est le téléphone. Il fonctionne encore depuis un portable à la maison, et il fonctionne encore le mois prochain. Un accès que personne ne pense à fermer, c'est exactement là que commence une mauvaise surprise sur la facture de téléphone.

Retirer l'accès doit donc vouloir dire quatre choses en même temps : la personne ne peut plus se connecter, on ne lui offre plus d'appels, vous ne payez plus son poste, et tout ce qu'elle a fait pour vous reste à vous. Si ce sont quatre tâches sur quatre écrans différents, il y en a une qui sera oubliée.

Dans Ringfully, désactiver une personne est une seule action, et elle exige que la case « gérer les personnes » soit cochée dans votre rôle. Elle fait cinq choses au même instant.

• Son compte est marqué inactif.
• Elle est retirée de la ligne : aucun nouvel appel ne lui est offert, dans aucune équipe.
• Ses sessions en cours prennent fin et chaque connexion est coupée, y compris un onglet de navigateur resté ouvert sur un portable à la maison. Pas au prochain clic ; maintenant. La page sur la sécurité explique comment fonctionne une session connectée.
• Son poste est libéré.
• Son historique d'appels est conservé, et chaque fiche nomme encore qui a pris l'appel.

Deux garde-fous entourent l'action. Elle est réversible : si vous avez désactivé la mauvaise personne, ou si elle revient au printemps, vous pouvez réactiver le compte. Et elle refuse de vous désactiver vous-même, ou votre dernier administrateur. Une entreprise sans administrateur ne pourrait plus en inviter un, alors le produit ne vous laisse pas vous y rendre : donnez d'abord le rôle d'administrateur à quelqu'un d'autre, puis réessayez.

L'historique d'appels reste parce qu'il appartient à l'entreprise, pas à la personne. Un client qui rappelle lundi au sujet d'une soumission faite jeudi a besoin que vous voyiez l'appel de jeudi et qui l'a traité.

Vos numéros publiés ne bougent pas. Un numéro pointe vers votre menu téléphonique, et le menu pointe vers des équipes, de sorte que le départ de quelqu'un ne change rien à ce qu'entend l'appelant. La personne cesse simplement d'être l'une de celles que l'équipe fait sonner.

La boîte vocale est une seule boîte partagée pour toute l'entreprise : il n'y a rien de personnel à migrer, et aucun message coincé dans une boîte que seule cette personne pouvait ouvrir. Son numéro de poste interne n'est pas réattribué automatiquement ; il attend que vous décidiez.

Retirer l'accès, c'est la moitié d'une même question. L'autre moitié, c'est la personne qui a commencé ce matin et qui, sur certains systèmes, peut voir tout l'historique d'appels de l'entreprise avant l'heure du dîner.

Ringfully répond aux deux avec des rôles : trois rôles prêts à l'emploi, ou les vôtres, construits en cochant exactement ce que chaque personne peut voir et faire. Son propre historique d'appels, par opposition à celui de toute l'entreprise, est l'une de ces cases. La page Qui voit quoi parcourt la liste. Un changement s'applique au moment où vous l'enregistrez : resserrer un rôle après coup n'est pas une promesse pour la prochaine connexion.

Si vous vous demandez si cela compte au-delà du simple ménage, oui : limiter qui voit des renseignements personnels fait partie de ce que la Loi 25 demande à un système téléphonique.

Rien ne se branche sur ce que votre entreprise utilise déjà pour laisser entrer les gens. Un compte Ringfully se crée ici et se retire ici, et rien à l'extérieur ne le retirera pour vous. C'est justement pour cela qu'il faut une seule action plutôt qu'une procédure.

Retirer quelqu'un de votre courriel, de votre disque partagé ou de l'ouverture de session de son ordinateur, c'est une démarche à part, et elle vous revient.

Une personne retirée ne garde rien : ni connexion, ni appels, ni poste. Un téléphone qu'elle a rapporté à la maison, c'est une autre histoire. C'est un bien à récupérer, pas quelque chose que le système peut atteindre.

Si vous êtes entre deux systèmes téléphoniques parce que le dernier transformait ça en appel au fournisseur, dites-nous qui répond à vos téléphones et qui vient de partir ; nous montons les rôles avec vous.