Servir le Québec depuis l'extérieur : quand les Lois 25 et 96 vous atteignent quand même

Une entreprise établie en Ontario, en Alberta ou aux États-Unis peut néanmoins relever de la Loi 25 et de la Loi 96 du Québec. La Loi 96 peut atteindre une entreprise qui a des clients au Québec ou qui offre des services accessibles depuis le Québec ; la Loi 25 s'attache à la collecte de renseignements personnels concernant des personnes au Québec. Être constituée ailleurs ne règle pas la question.

Si vous répondez à des appels provenant du Québec, cela vaut dix minutes.

Loi 96 — l'obligation linguistique

Les orientations publiées indiquent que la Charte peut s'appliquer si votre entreprise est établie dans une autre province canadienne et que l'une des situations suivantes se vérifie : vous avez des clients au Québec, vous offrez des biens ou services accessibles depuis le Québec — en personne ou en ligne — ou vous communiquez régulièrement avec des consommateurs québécois.

Pour une ligne téléphonique, le déclencheur pratique est d'avoir un numéro que des clients québécois composent, ou de servir des clients québécois sur n'importe quel numéro.

Ce qui en découle : un service offert en français, ce qui pour le téléphone signifie l'accueil, le menu et les annonces qui les entourent. La Loi 96 et votre système téléphonique en décrit la forme.

Loi 25 — l'obligation de confidentialité

La Loi 25 régit les renseignements personnels recueillis dans le cadre d'une entreprise au Québec. L'emplacement du serveur ne vous exempte pas — au contraire, puisque l'obligation d'évaluation se déclenche précisément lorsque l'information sort du Québec.

Une entreprise hors province servant des clients québécois peut donc se retrouver à la fois assujettie à la loi et en train d'effectuer exactement la communication transfrontalière que la loi lui demande d'évaluer au préalable. Où vivent vos données d'appel traite de cette évaluation.

La liste réaliste pour une ligne téléphonique

Si vous prenez des appels du Québec :

• l'accueil est en français, avec une brève offre d'une autre langue
• les avis d'enregistrement sont en français, et nomment une fin
• une personne est désignée responsable des renseignements personnels, coordonnées publiées
• une évaluation existe avant que des renseignements personnels québécois soient conservés hors Québec
• un registre des incidents de confidentialité existe, couvrant les registres d'appels

Aucun de ces points n'exige une entité québécoise. Tous exigent une décision.

Ce qui n'en découle pas

Quelques conclusions à ne pas tirer :

• Cela ne signifie pas qu'il faut héberger les données au Québec. L'obligation est d'évaluer la communication, pas de l'éviter.
• Cela ne signifie pas que chaque employé doit parler français. Le service doit être offert en français.
• Cela ne dépend pas uniquement de l'effectif. Le seuil de 25 employés vise l'inscription à l'OQLF et la francisation, pas le devoir sous-jacent de servir en français.

Où en est Ringfully

Nous ne sommes pas encore constitués en société, ce qui est écrit sur chaque page juridique plutôt que sous-entendu, et nos données sont chez AWS dans us-east-1, aux États-Unis. Ni l'un ni l'autre n'exempte de quoi que ce soit un client qui sert le Québec — et ce sont deux faits qu'on devrait pouvoir établir au sujet d'un fournisseur sans avoir à demander.

Notre liste de sous-traitants est publiée intégralement, sans formulaire ni connexion, nommant chaque partie et ce qu'elle reçoit.

Description de ce que les lois demandent ; ceci ne constitue pas un avis juridique. Savoir si l'une ou l'autre s'applique à votre entreprise est une question de faits, à poser à un conseiller qualifié au Québec — et moins coûteuse avant de commencer qu'après.